谈谈档案复制件的整理方法问题

作     者：吴瑞山 

作者机构：山东省菏泽地区档案局 

出 版 物：《档案学通讯》 (Archives Science Bulletin)

年 卷 期：1993年第2期

页      面：45-46页

核心收录：

主　　题：复制件 组卷 卷盒 原件 全宗 案卷 档案 整理方法 

摘      要：为了保护档案原件和便于利用,地县档案馆大都通过抄写、打印或复印等方法(缩微复制品不在本文讨论之内),将那些纸张老化、字迹退变以及珍贵、重要、利用频繁的档案制成复制件,以代替原件提供利用.这些复制件应如何整理才便于保管和利用呢?笔者就此问题谈点粗浅看法.目前,地县档案馆对档案复制件的整理方法,主要有以下几种:一、复制件与原件一并立卷.复制件与原件一并立卷,就是根据有关规定要求,将复制件附于原件之后,与原件一起组卷装订,并在卷内目录备注栏(或其旁边)及复制件首页加注“复制字样.此法整理组卷“最大的优点是便于利用许便于证实复制件的真实性.但不足之处则表现为;1.原案卷插入复制件后引起卷内张页号的变动,造成编目工作大量返工;2.案卷变厚,引起橱柜内案卷倒架及检索上具中“橱柜号项的改动;3.不利于保护档案原件,因为原件与复制件同时提供利用,仍会受到磨损.此外,对于整卷复制的,有人主张采取“原卷不动,复制件单独装订、编写页号,同时为其编 一个案卷号副号 的方法进行整理,并将“复制卷紧随原卷之后排列,该法虽然克服了原件与复制件混合组卷的某些缺陷,但仍会引起案卷存放倒架问题;同时复制卷编副号,