电子文件归档管理过程中原始性保证的思考
出 版 物：《档案学》
年 卷 期：2007年第1期
页 面：21-22页
摘 要：随着计算机技术、信息技术的大力发展，电子文件（electronic records）作为一种新的文件形式出现在档案工作中。我们知道，文件的归档是使文件所载信息由变动状态转变为稳定状态、由分散状态转变为集中状态、由不完整状态转变为相对完整状态、由不可靠的存储状态转变为相对可靠的存储状态的必要过程。实现这一过程的基本目的就是要保证文件所载信息在内容上和形式上的有效性得以长期延续、保持，同时，使这些被保存的信息可以以不同的形式得到重复利用。本文试就电子文件自动归档管理系统中保证电子文件原始性，实现电子文件凭证价值进行点滴探讨。电子文件归档是指将文件从文件生成系统转存至电子文件管理系统的过程。文件的生成和归档包括：登记、自动捕获、转存到电子文件管理系统以及格式转换四个环节。登记从用户处获取和文件内容、背景、结构相关的信息，是文件进入某系统（比如电子文件管理系统）的标志。自动捕获是根据事先制定的某项规则，从数据源（文件生成系统、操作系统等）自动获取数据的过程。转存就是将电子文件及其元数据从文件生成系统转移到电子文件管理系统的过程。格式转换是一个较为高级的可选功能，出于确保电子文件的长期可读，数据交换和共享等目的，会在数据转存之后，进行格式转换。由于电子文件易改的特性。电子文件在产生、传输、采集和归档的每一过程中，电子文件都有发生改变的可能，这便造成了电子文件难以保证其凭证的价值，在社会活动中难以发挥更大的作用，这也是当前电子文件归档管理系统难以广泛应用的一个基本的原因。档案凭证价值的实现以档案的原始性为前提，没有原始性就没有证据性可言。传统意义上档案的原始性体现为内容的原始性和载体形式的原始性的统一，也就是说内容的原始性必须附着在形式的原始性上，借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。原件就成为集两种原始性于一身的统一体，所以我们常用“原件来表示纸质档案的原始性。原件的基本条件包括特定的内容、载体、字迹材料、体例、格式以及有法定效力的签署、印章等要素，其中任何一项发生变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。原件还必须是由特定的作者，在特定的时空条件下制作完成，时间和空间的差异也可作为否认其原始性的依据。然而，由于电子文件本身的特点，在电子文件归档管理的过程中，难以保证其原始性。现在，我们在很多的文献中可以看到，大家普遍认同的观点是：对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。诚然，我们同意以上观点，但是，如何保证“电子文件的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过这个条件，是问题的关键。我们认为，在电子文件归档管理系统中，通过权威的，可信的第三方CA（Certificate Authority）中心，为每个使用公开密钥的用户发放一个数字证书，是解决以上问题的途径。