档案信息资源宏观配置管理研究
出 版 物：《档案学》
年 卷 期：1997年第3期
页 面：11-13页
摘 要：档案信息资源的丰富和变化都是在一定的时间和空间中进行的。如果着眼于时间序列进行分析，可以发现，随着时间的推移，档案信息资源财富都会发生量上的扩张和质上的演进。如果着眼于空间联系进行分析，可以发现，一定档案部门的档案信息资源随着空间的变迁也会发生量与质的横向转移、联合、组合和交换。由此，我们可以从时、空两个坐标上寻求档案信息资源纵横发展变化的状态和轨迹。近年来，我国档案界花了不少力量着重从时间序列探讨了一系列与档案部门馆藏建设有关的问题，如馆藏目标、馆藏体系结构、馆藏档案的管理等，并在这方面已经取得了理论成果。但是，我们认为，在描绘跨世纪的档案事业发展战略的宏伟蓝图时，仅靠已有的这些研究成果还是不够的。况且已有的研究成果中，还都没有能够充分意识到从空间角度进一步加强档案馆（室）横向联合的迫切性（包括档案信息资源优势互补的迫切性），就是有部分专家已经有此认识，但也苦于没有有效的办法来推动这种横向联合的实现。具体到档案信息资源的优势互补和互通有无，目前可以看到的唯一方法似乎就是建立档案信息目录中心。虽然这种理论设想的提出已有若干年头，但是由于与此相关的很多具体理论问题仍没很好解决，因此，这种做法在具体的实践中也是步履艰难。我们认为，随着用户潜在档案信息需求的逐步显现、档案信息需求数量的不断增长和档案信息需求内容的日益丰富[（1）]，从更广阔的空间联系角度尝试着探讨档案信息资源配置管理已成为跨世纪档案事业发展战略研究的不可或缺的内容之一。这不仅可以从理论上丰富我国档案馆藏建设和国家档案事业管理的内容，而且也可以在一定程度上改善我国档案信息资源的整体结构，发挥各类档案信息资源的综合和互补效应，并增强档案部门的档案信息提供能力。一、档案信息资源配置管理的理论基础不同地区、专业领域和部门档案馆（室）的档案信息资源构成状态在数量和质量上都有很大不同，即在一定程度上表现出不同的空间分布状态，从而形成了地区的、专业领域的或部门之间的档案信息资源“差。这是进行档案信息资源配置管理的基础。从不同的侧面考察，这种档案信息资源差的具体内容可以归结为几个方面：档案信息资源的内容差。档案信息资源的数量差。档案信息资源的质量差。档案信息资源的配置差。这里的档案信息资源配置差主要是针对档案馆（室）档案信息资源的微观配置状况而言的。档案馆（室）的档案信息资源微观配置状况是影响和制约档案信息资源宏观配置管理的重要因素之一。由于各档案馆（室）的档案信息资源配置也受到自然、社会的因素，特别是地区、行业、部门档案工作政策、档案管理水平、档案人员的信息服务观念、领导人员的档案意识水平、对档案工作的人、财、物投入力度等，都会极大地影响档案馆（室）的档案信息配置状况，从而使各档案馆（室）的档案信息资源配置状况呈现出一定程度的差异。这种差异直接地使各档案馆（室）开展档案信息服务的基础条件也出现先天性差异。